Batching: meer productiviteit, minder werktijd

Inhoud

Batching: het idee erachter
Waarom batchen succesvol is
Hoe de methode te gebruiken?
Schrijf jezelf een to-do lijst
Vat verschillende taken samen
Verdeel de werkdag
Kijk uit naar meer productiviteit
Download de Juhu-lijst gratis

Is er aan het eind van de dag nog veel werk? Dan moet je absoluut batchgewijs probeer. Deze methode is het tegenovergestelde van de lang gepropageerde multitasking en veelbelovend. In plaats van verschillende taken in een losse volgorde uit te voeren, worden ze gebundeld en sneller afgehandeld. Hier leest u hoe u de methode kunt gebruiken om productiever te worden...

Batching: het idee erachter

Het idee achter het concept van batchen is gemakkelijk te zien: taken die thematisch bij elkaar horen zijn samengevat en in één keer klaar. In het Engels betekent: iets batchgewijs om iets in batches te doen. Op deze manier moet de productiviteit worden verhoogd.

In plaats van constant van de ene taak naar de andere te schakelen en dit elke keer te doen Trainingstijd verspillen, zijn de middelen gebundeld. Met deze methode moet de effectiviteit en efficiëntie aanzienlijk worden verhoogd.

Klinkt logisch. Het volgende voorbeeld illustreert de basisidee de werkwijze: Stel je voor dat je meerdere keren per week een brief schrijft aan zakelijke klanten. Die moet je natuurlijk wel opsturen. Hoe doe je dat?

U rijdt waarschijnlijk niet voor elke brief apart naar het postkantoor. Dat zou gewoon te tijdrovend zijn. In plaats van voor elke brief in de auto te stappen, een parkeerplaats voor het postkantoor te zoeken, in de rij te staan, een postzegel te kopen en de brief in te leveren, je zult deze stappen waarschijnlijk samenbundelen.

Dus: verzamel de brieven aan het einde van de week (of een andere periode) en haal ze dan op breng ze samen naar het postkantoor. Dit zal u veel tijd besparen. In plaats van de bovenstaande stappen voor elke letter te doorlopen, doe je het voor een aantal letters.

Het hoogtepunt: je kunt 40 letters maken alleen iets langer nodig dan voor een enkele. In ruil daarvoor bespaart u veel kostbare werktijd als u meerdere brieven tegelijk verstuurt.

Dit is precies hoe batchen werkt. In plaats van een e-mail te beantwoorden, de telefoon te pakken en een klant terug te bellen en vervolgens weer aan het project te werken, soortgelijke taken samengevat.

Wie taken? batcht, die samen aan bepaalde taken werken - en meestal aan eerder gedefinieerde dagen of in een bepaald tijdsbestek. De tijdwinst is gebaseerd op twee verschillende factoren:

De werkstappen die toch gedaan moeten worden (naar het postkantoor rijden, in de rij staan...) worden gebundeld en tot een minimum beperkt. Anderzijds profiteren we bij batching ook van het feit dat we wees minder afgeleid. In plaats van de e-mail meteen te verwerken als deze in onze mailbox rinkelt, checken we hem bijvoorbeeld maar om de twee uur en beantwoorden we hem dan.

Het grote voordeel: we blijven meer geconcentreerd op het werk en met meer efficiëntie werken - het geheel zelfs in minder tijd.

Omdat elke afleiding van onze oorspronkelijke taak kost ons ongeveer 15 minuten. Zo lang hebben we nodig om de processen weer volledig te begrijpen en aan de opgave te kunnen blijven werken.

Waarom batchen succesvol is

Baten is dat Het tegenovergestelde van multitasken - en dit is precies waar zijn kracht ligt. Sommige onderzoekers vermoeden al lang dat multitasking onze productiviteit juist blokkeert. Misschien vermoedde je dat al. Als je op kantoor met veel verschillende dingen tegelijk moet jongleren, heb je meer kans om fouten te maken en de focus te verliezen. Maar dat kost later des te meer tijd als de fout weer gladgestreken moet worden.

Als je collega je beschuldigt dat het heel goed mogelijk is om te bellen, iets op te schrijven en misschien zelfs een kopje koffie te drinken, dan is dat natuurlijk waar. Maar slechts ten dele. Want natuurlijk kunnen we deze dingen samen doen. Maar ze gebeuren bijna vanzelf. Of, om het anders te zeggen: jij kost ons brein niet veel capaciteit.

Zaken als telefoneren, bulletpoints opschrijven, koffie drinken, maar ook de snooze-knop van de wekker indrukken of autorijden zijn zogenaamde Routine activiteiten. Ze hebben niet veel aandacht van ons nodig. We kunnen ze dus praktisch ernaast uitvoeren, dus samen met andere activiteiten die wat meer denkkracht vergen.

Strikt genomen doen we bij multitasking niet veel verschillende taken tegelijk, maar de een na de ander. Daarbovenop deze taken vereisen concentratie en, afhankelijk van de opdracht, ook creativiteit en verbeeldingskracht.

Bij klassieke multitasking richten we onze aandacht snel achter elkaar op een breed scala aan taken - als het echt slecht gaat. Dit vergroot het risico dat we Dingen over het hoofd zien of potentieel niet herkennen.

Dat is niet het geval met batchen. Als we bij zijn vol kracht, uithoudingsvermogen en enthousiasme Slechts één ding aanpakken vergroot de kans dat we het beter doen. We zijn meer gefocust omdat ons brein niet constant hoeft te schakelen tussen verschillende taken.

Vrouwen profiteren ook van batches. Studies tonen aan dat vrouwen eigenlijk beter zijn in het balanceren van veel verschillende taken. Toch is het productiever om slechts één taak uit te voeren. Zeker als je ouder wordt. Want studies tonen ook aan dat: Oudere vrouwen verliezen meer en meer het vermogen om te multitasken.

Hoe de methode te gebruiken?

Overtuigd? Probeer dan gewoon batchen. Je hoeft hiervoor trouwens niet op kantoor te werken. Ook alledaagse taken in het huishouden of op de universiteit, kan in rekening worden gebracht.

Studenten kunnen bijvoorbeeld leestaken toewijzen aan een of twee specifieke dagen van de week en deze zeer strikt doornemen. Ook Huiswerk schrijven of woordenschat leren werkt veel beter als er bepaalde tijden voor worden geblokkeerd.

Toch is een kantoorbaan natuurlijk de beste manier om batching uit te proberen. Omdat de werkdag meestal duurt verschillende taken klaar om te worden verwerkt.

Hoe het efficiënter werkt:

Schrijf jezelf een to-do lijst
Je moet alle taken die je tijdens de week moet doen, verzamelen in een takenlijst. Belangrijk: gebruik eigenlijk maar één lijst. Dit is de enige manier waarop je kunt krijg een overzichtwat je moet doen.
Vat verschillende taken samen
Wanneer je het eerste punt krijgt gewetensvol deze stap zal gemakkelijk voor u zijn.
Alle Taken die thematisch bij elkaar horen, moet u nu ook samenvatten. Bijvoorbeeld alle telefoongesprekken, voorbereiding van presentaties, feedbackgesprekken...
Je kan dit doen grafische elementen of u kunt verschillende kleuren gebruiken om de taken in een categorie te markeren.
Verdeel de werkdag
Nadat u de taken hebt geïdentificeerd en gegroepeerd, hoeft u ze alleen nog maar te voltooien. Bij batchen moet je dit doen Blokkeer tijdvensters voor de respectievelijke taken.
U kunt dit bijvoorbeeld doen gebruik een dagschema. Het werkt op dezelfde manier als het rooster dat je kent van je schooltijd. De dag is opgedeeld in verschillende secties waarin je de verschillende taken groepeert.
Houd je aan het tijdsbestek dat je vooraf hebt ingesteld. Als je taken mist, heb je misschien geen tijd meer en wordt je uiteindelijk de jouwe Het niet behalen van dagelijkse en wekelijkse doelen.
Kijk uit naar meer productiviteit
De batching is van jou hoe makkelijker het isAan het einde van de werkdag, hoe enthousiaster je bent over de vele taken die je hebt voltooid.

Onze tip: gebruik onze Juhu-lijst. Dit zal je aandacht vestigen op de dingen die je hebt bereikt. Dat bevordert de jouwe Motivatie om op zo'n gerichte manier door te werken en is een geweldige remedie tegen frustratie op het werk.