Kick-off meeting: 12 tips om teams echt te inspireren

Inhoud

• Definitie: wat is een kick-off meeting?
• Opbouw + inhoud van de kick-off meeting
• Voorbereiding + proces van een kick-off event
• Voor de startbijeenkomstoff
• Agenda + sjabloon voor een kick-off meeting
• 12 tips om je kick-off meeting tot een succes te maken
• 1. Stel het team voor
• 2. Leg doelen en inhoud uit
• 3. Zoek een projectnaam
• 4. Leg de rollen uit
• 5. Breng iedereen naar één stand
• 6. Bespreek de communicatielijnen
• 7. Wees duidelijk over de doelen
• 8. Bouw vertrouwen op
• 9. Genereer emoties
• 10. Spreek visueel Speak
• 11. Maak een rapport
• 12. Herhaal belangrijke berichten
• Vermijd deze fouten!

Een kick-off meeting markeert de overgang van de projectplanning naar de start van het project. Hier wordt de koers uitgezet voor het gehele traject van het project: Als het niet mogelijk is om de deelnemers volledig te overtuigen van de voordelen, om de verdere procedure, verantwoordelijkheden en regels op een begrijpelijke manier uit te leggen, kan het doel van het project worden bedreigd. Zodat dat niet gebeurt, leggen we bij een kick-off meeting uit wat belangrijk is en hoe het een succes wordt...

Definitie: wat is een kick-off meeting?

De kick-off meeting is een bijzondere bijeenkomst die de start vormt van een nieuw project. Het komt na de projectplanning en vóór de daadwerkelijke start van het project. In overeenstemming met de DIN-serie van normen DIN 69901-5 nemen alle leden van het projectteam, indien nodig de opdrachtgever en andere relevante belanghebbenden, deel aan het kick-off evenement.

Projectmanagementgidsen zoals de PMBOK (Project Management Body of Knowledge) en de projectmanagementmethode PRINCE2 voorzien niet in een kick-off meeting. De afzonderlijke componenten zijn namelijk al onderdeel van de systematische procedure. Kick-off events komen dan ook vaker voor in bedrijven en organisaties waar projectmatig werken niet tot de dagelijkse werkzaamheden behoort. De kick-off meeting moet de inhoud, het personeel en het organisatorische kader van het project verduidelijken. Een goed georganiseerde start zet het hele project op de goede weg.

Opbouw + inhoud van de kick-off meeting

Er bestaat niet zoiets als één kick-off meeting die altijd op dezelfde manier verloopt. Sommigen zien het als een puur informatie- en presentatie-evenement, in andere gevallen heeft het meer een workshopkarakter. Dit is afhankelijk van verschillende factoren: de ervaring van de medewerkers, de omvang van het project en bedrijf en de locatie. De omvang van het evenement neemt toe met de omvang van het project. Bij een dagvullend overleg dient de projectmanager in een vroeg stadium een ​​planning op te stellen en naar de betrokkenen te sturen. Een kick-off meeting voor de officiële start van het project heeft veel voordelen. Meestal kan de inhoud ervan als volgt worden samengevat:

Voorbereiding + proces van een kick-off event

Om uw kick-off meeting tot een succes te maken, dient u deze goed voor te bereiden:

Voor de startbijeenkomstoff

• deelnemers
  Alle belangrijke personen moeten aanwezig zijn. Definieer de deelnemers en maak een lijst. U dient de uitnodiging inclusief agenda minimaal twee dagen voor de kick-off meeting te versturen.
• Tijdsspanne
  Bepaal het tijdsbestek en de duur van de kick-off. Neem voldoende tijd, zeker voor vragen aan het einde van de kick-off meeting.
• plaats
  Regel de locatie van de vergadering en de vergaderruimte. Reserveer de materialen die je nodig hebt, zoals flip-overs, projectoren en notitieboekjes.Organiseer de catering en borrel.
• Inhoud
  Plan de onderwerpen en inhoud van de kick-off meeting. Bereid voldoende documenten voor om te verspreiden en print ze uit.
• documentatie
  Bepaal vooraf de protocolschrijver om de resultaten direct te kunnen vastleggen.

Agenda + sjabloon voor een kick-off meeting

Hieronder laten we zien hoe een kick-off meeting bijvoorbeeld zou kunnen verlopen. Dit voorbeeldproces kan ook als agenda dienen:

• Informeel kennismaken voordat je begint
• Welkom door de projectmanager
• Presentatie van de projectorganisatie en alle betrokkenen: verantwoordelijken en hun taken, opdrachtgevers/donateurs, projectteam
• Doel van de kick-off meeting
• Projectvisie: wat is het doel van het project en welk voordeel verwacht het bedrijf ervan?
• Projectkosten
• Ruwe planning van het project: verwachte hoeveelheid tijd en werklast
• Communicatiekanalen in het project verduidelijken: In de toekomst face-to-face meetings of telefonische conferenties en Skype mogelijk?
• Tools en documentatie in het project
• Verwachtingen van het projectkernteam (projectcultuur)
• Volgende stappen in het project, verdere data
• Beantwoord de vragen van de deelnemers in een feedbacksessie en neem suggesties aan

Een checklist voor het plannen van een kick-off meeting en hoe dit in zijn werk kan gaan is HIER te downloaden als gratis pdf-document.

12 tips om je kick-off meeting tot een succes te maken

De invloed van de kick-off meeting op het gehele verloop van het project is niet te onderschatten. Als de indruk ontstaat dat het project slecht georganiseerd of misschien zelfs onbelangrijk is, is de prikkel voor de deelnemers om zich in te spannen navenant laag. Deze 12 tips helpen bij een succesvolle implementatie van het project:

1. Stel het team voor

Een grote verscheidenheid aan medewerkers kan samenkomen in projectwerk. Gebruik de eerste bijeenkomst om het nieuw gevormde projectteam aan elkaar voor te stellen. Dit gaat de komende tijd veel samenwerken en het verhoogt de motivatie als je het gevoel hebt dat je niet alleen communiceert met e-mailadressen en telefoonnummers, maar ook de mensen erachter kent. Want een goed functionerend team is meer dan de som der delen. Je kunt hier zien hoe jouw teambuilding werkt.

2. Leg doelen en inhoud uit

Aan het begin van de kick-off meeting geeft de opdrachtgever een keynote en presenteert vervolgens het project: Waar gaat het project over, wat zijn de doelstellingen van het bedrijf? Belangrijk zodat de individuele projectdeelnemers zich ermee kunnen identificeren: Welke voordelen hebben de medewerkers, hoe kunnen zij deelnemen aan het succes van het project? Opdrachtgever en projectmanager dragen in belangrijke mate bij aan de motivatie wanneer zij deze vragen met passende informatie beantwoorden.

3. Zoek een projectnaam

Apple gebruikt termen uit het dierenrijk zoals cheetah, poema of tijger. Microsoft maakt gebruik van geografische kennis met namen als Chicago, Memphis of Daytona. Tijdens de kick-off meeting kan het een leuke groepsopdracht zijn om een ​​projectnaam te bedenken. Zo stimuleer je niet alleen een eerste interactie tussen alle betrokken partijen. Belangrijker is dat elk individu zich meer kan identificeren met het gemeenschappelijke doel door middel van een projectnaam. Het positieve effect: motivatie en prestatiebereidheid nemen toe.

4. Leg de rollen uit

Vanaf het begin moet duidelijk zijn wie tijdens het project verantwoordelijk is voor welke taak. Maak daarom duidelijk wie verantwoordelijk is voor welk onderdeel van het project en bij wie je terecht kunt bij problemen. Iedere deelnemer kent en begrijpt zijn of haar taak en voorkomt van meet af aan misverstanden en geschillen over competenties.

5. Breng iedereen naar één stand

Als de medewerkers van verschillende afdelingen komen, zijn er vaak hiaten in hun kennis. Sommigen zijn al bekend met het onderwerp, anderen hebben nog een meer gedetailleerde briefing nodig. Een kick-off meeting moet iedere deelnemer op hetzelfde kennisniveau brengen. Zo voorkom je dat de ene medewerker vanaf het begin achterop raakt.

6. Bespreek de communicatielijnen

Projectwerk maakt het vaak moeilijk voor iedereen om tegelijkertijd samen te komen, vooral wanneer sommigen op verschillende locaties werken. Samenwerken is vaak moeilijk. Maak daarom in het begin duidelijk hoe de communicatie tussen de betrokken partijen zal verlopen. Kunnen conference calls worden gehouden? Hoe vaak moet het hele team samenkomen om de voortgang te bespreken? Is er een e-maildistributielijst? Door deze zaken vooraf duidelijk te maken, bespaart u tijd en zenuwen tijdens de daadwerkelijke projectfase.

7. Wees duidelijk over de doelen

Iedereen zou moeten weten aan welke specifieke doelen ze werken. Tijdens de kick-off meeting leg je daarom het algemene doel van het project uit, maar ook de subdoelen onderweg. Meerdere kleinere subdoelen hebben een positiever effect op de motivatie van betrokkenen dan een groot doel dat onbereikbaar lijkt.

8. Bouw vertrouwen op

De projectmanager moet de startbijeenkomst gebruiken om vertrouwen in zichzelf en in zijn eigen kunnen op te bouwen. Mochten er al tijdens de kick-off meeting twijfels ontstaan ​​of de persoon die het project gaat leiden wel geschikt is, dan lopen deze twijfels door het hele project en komen ze ook terug in de resultaten. Daarom moet u de vergadering zorgvuldig plannen en leiden. Vertrouwen kan worden gecreëerd door geloofwaardigheid en transparantie. Wie de indruk wekt informatie achter te houden of verantwoordelijkheid af te schuiven, zal het vertrouwen van anderen niet kunnen winnen.

9. Genereer emoties

De deelnemers aan een kick-off meeting alleen confronteren met feiten en cijfers schept geen band met het project. Als u wilt dat uw medewerkers gemotiveerd en enthousiast zijn over hun taken, moet u positieve emoties overbrengen. Iedereen die een parachutesprong omschrijft als uit een vliegtuig springen en dan landen, zal niemand kunnen motiveren. Maar als u vertrouwt op de unieke adrenalinestoot en de onvergelijkbare spanning, zullen anderen ook de sprong willen wagen.

10. Spreek visueel Speak

Woorden kunnen uw boodschap overbrengen, maar afbeeldingen zullen het beter voor u doen. Beeldtaal activeert een groot deel van de hersenen, namelijk zowel de linker- als de rechterhersenhelft, en zorgt er zo voor dat de bijbehorende inhoud langer wordt bewaard. Metaforen, maar ook idiomen, zijn bijzonder geschikt voor beeldtaal.

11. Maak een rapport

De resultaten van de kick-off meeting dienen altijd gedocumenteerd te worden. Laat deze na afloop van de vergadering aan alle betrokkenen uitdelen in de vorm van een notulen van de resultaten. Dit garandeert dat iedereen de afspraken in het vervolgtraject onthoudt. Voor aanvang van de vergadering wijst u een recorder aan die tijdens de vergadering aantekeningen maakt.

12. Herhaal belangrijke berichten

De eerste belangrijke stap is gezet als de deelnemers geïnformeerd en gemotiveerd de kick-off meeting verlaten. In een volgende stap moet je er nu echter voor zorgen dat de ingebrachte motivatie ook op lange termijn behouden blijft. Onze hersenen hebben de neiging om dingen te wissen die niet worden herhaald. Herinner de deelnemers daarom regelmatig aan de belangrijkste berichten van de kick-off meeting. Een goed moment is bijvoorbeeld de volgende gezamenlijke vergadering of na het afronden van een taak, samen met de feedback.

Vermijd deze fouten!

De kick-off meeting geeft vorm aan de verwachtingen van het projectteam, maar ook van de klanten en waarnemers. Als hier fouten worden gemaakt, heeft dit invloed op voorspellingen over de kansen en het succes van het project. Correctie achteraf is vervelend en soms onmogelijk. Daarom moet u deze fouten vermijden:

• Slecht motiverende toespraak
  Een slechte voorbereiding en lusteloos gedrag zonder duidelijke prioriteiten kunnen een project een duw in de rug geven. Met verveelde gezichtsuitdrukkingen en houding geef je je medewerkers de indruk dat je prioriteiten ergens anders liggen. Je schaadt je eigen carrière, de medewerkers en uiteindelijk het project en het bedrijf.
• Gewoon theorie
  Motivatie van medewerkers kan alleen werken als jij als leidinggevende er zelf van overtuigd bent. Hoe vurig je toespraak ook is, als je uiteindelijk niets doet, blijft er hete lucht achter. Irritatie en frustratie kunnen overslaan op medewerkers en aanleiding geven tot twijfels over het project. Het is daarom belangrijk om de inhoud van de kick-off meeting in het verdere verloop van het project te implementeren, anders wordt het succes bemoeilijkt.
• Eenrichtingscommunicatie
  Een kick-off meeting mag geen lezing zijn. Natuurlijk heeft de projectmanager bepaalde delen van de toespraak, zoals de begroeting en inleidende woorden. Maar componenten zoals de introductieronde en de feedback op het einde moeten alle betrokkenen bij het project betrekken en ruimte laten voor (gepaste, niet overdreven) zelfpresentatie en voor eventuele vragen. Betwiste punten hadden echter vooraf moeten worden opgehelderd. Een negatieve discussie leidt tot een slecht imago en brengt op zijn beurt het project in gevaar.
• Doordachte selectie van medewerkers
  Afhankelijk van de grootte van het team zijn er één of twee bezwaarmakers. Het is goed als het gaat om slimme koppen die het grote plaatje voor ogen hebben en die belangrijk advies geven om onnodige kosten of verhoogde tijdsbesteding te voorkomen. Slecht als ze fundamenteel sceptisch zijn over nieuwe dingen. Het is belangrijk om zulke mensen vooraf voor de zaak te winnen, anders verandert de kick-off meeting in een enorme klap.
  
  Als je je medewerkers voedt met vage hints of uiteindelijk voor een voldongen feit komt te staan, zorg je voor irritatie en frustratie. Je kunt ze beter voor je project winnen. Vertel hen met oprecht enthousiasme waar het project over gaat en wat hun rol is. Een-op-een gesprekken zijn hiervoor het meest geschikt.