Vergaderen: 13 tips + 3 briljante ideeën voor betere vergaderingen

Schrijver: Laura McKinney
Datum Van Creatie: 10 April 2021
Updatedatum: 8 Kunnen 2024
Anonim
Vergaderen: 13 tips + 3 briljante ideeën voor betere vergaderingen - Loopbaan
Vergaderen: 13 tips + 3 briljante ideeën voor betere vergaderingen - Loopbaan

Inhoud

Er zijn dagen die zwak beginnen en daarna sterk afnemen. Zo is het ook met een vergadering. Velen van hen strekken zich uit als kauwgom op een schoen. Talloze medewerkers besteden dag in dag uit waardevolle werktijd aan vergaderingen, conferenties en discussies. Maar hoeveel van hen zijn echt productief, nuttig, behulpzaam? Enquêtes en onderzoeken tonen aan: Veel minder dan velen denken. Maak een einde aan deze tijdverspilling! Een slechte meeting kost niet alleen tijd, het kost ook zenuwen en waardevolle motivatie. In dit artikel laten we u tal van tips en methoden zien om uw vergaderingen te optimaliseren en productiever te maken ...

Vergaderen: problematisch in plaats van productief

Talrijke onderzoeken tonen aan: Werknemers brengen nu ongeveer de helft van hun werktijd door in vergaderingen en teamvergaderingen. Managers nog meer. Tijd die vaak beter benut kan worden. Uit de enquêtes onder getroffenen blijkt ook dat: Een groot deel van de wekelijkse bijeenkomsten zonder problemen en zonder vervanging kon worden afgelast. Veel vergaderingen zijn nutteloos en hebben de neiging om meer problemen te creëren in plaats van bij te dragen aan de oplossing.


Volgens een onderzoek van het marktonderzoeksinstituut Harris verliezen werknemers over de hele wereld gemiddeld 4,5 uur per week aan vergaderingen die ze bijwonen, maar die nauwelijks relevant zijn voor hun dagelijkse werk.

Waarom zijn vergaderingen vaak niet productief?

Verschillende factoren komen samen die de productiviteit van vergaderingen moordend maken:

  • De werktijd is versnipperd
    Hoe vaker er overdag wordt vergaderd, hoe meer ze de dag van de deelnemers opsplitsen in kleinere en kleinere en dus nauwelijks productieve eenheden. Hoe moet je je echt aan een taak wijden als je maar een uur of twee of minder hebt tussen twee vervelende vergaderingen waarin nauwelijks iets nieuws wordt besproken? De vaak ingeroepen stroom - die vindt niet meer plaats.
  • De bijeenkomsten leveren geen resultaat op
    Bovendien wordt in deze bijeenkomsten vaak alleen gesproken over abstracte problemen, hypothesen en wat-als-scenario's. De resultaten zijn vaak navenant theoretisch en nutteloos. Desalniettemin hebben vergaderingen in de managementwereld bijna heilige eigenschappen, zoals positief, populair, productief. Wat bijna niemand toegeeft: de bijeenkomsten zijn vaak niet meer dan marktplaatsen voor ijdelheden - met hoge risico's en bijwerkingen.De deelnemers lijken onvoorbereid; weten niet wat er op de agenda staat of waar ze nu precies aan moeten werken en drijven daarom constant weg.
  • De deelnemers zijn geïrriteerd en gefrustreerd
    Een langetermijneffect dat ook buiten de vergadering de productiviteit verlaagt: degenen die voortdurend in lange en onnodige vergaderingen zitten, raken geïrriteerd en gefrustreerd door de situatie. Motivatie gaat verloren en mensen werken minder productief. Onderzoekers van het Virginia Tech Crilion Research Institute gaan zelfs zo ver om te zeggen: vergaderingen maken je dom. Bij hun onderzoek was het IQ van de proefpersonen na een bijeenkomst beduidend lager dan ervoor. Zeker in vergelijking met de controlegroep met collega's die niet bij de vergadering waren.

Het gaat er natuurlijk niet om de vergadering per se te downgraden. Vergaderingen zijn uitermate nuttig en belangrijk om informatie uit te wisselen en te brainstormen. Als instrument van teamwork helpen ze om informatie uit te wisselen, om samen projecten, voortgang, ideeën, problemen en hun oplossingen te bespreken.


Het probleem is niet per se vergaderingen, maar de uitvoering ervan. Vergaderingen hoeven niet te worden afgeschaft, ze moeten worden verbeterd.

Soorten bijeenkomsten: Hoe vindt de bijeenkomst plaats?

Niet alle bijeenkomsten zijn hetzelfde. Ook al kampen veel van de meetings met dezelfde problemen en voelen ze daardoor allemaal even nutteloos aan voor medewerkers. Uit onderzoek van het instituut LM Research & Marketing Consultancy onder 2500 kantoormedewerkers blijkt:

  • 29 procent van de dagelijkse vergaderingen zijn webgebaseerde vergaderingen.
  • 26 procent zijn face-to-face ontmoetingen.
  • 24 procent zijn conference calls.
  • 11 procent zijn privérondes.

17 procent van de conferenties moet echter voor de vergadering worden verzet omdat deelnemers afzeggen of de inhoud is gewijzigd.

13 Vergadertips: hoe conferenties beter worden

Omdat vergaderingen vaak onproductief zijn, hebben sommige bedrijven het aantal vergaderingen per week al aanzienlijk verminderd. Een start. Maar in het dagelijkse professionele leven kun je niet zonder. Het is des te belangrijker om vergaderingen te ontwikkelen buiten de typische discussierondes, waarin de waarde van een bijdrage wordt afgemeten aan de duur en het aantal lege zinnen. Dit is niet makkelijk. Als het echter lukt, is het een groot voordeel voor alle deelnemers. Om u te helpen bij de implementatie, hebben we 13 beproefde tips en aanbevelingen verzameld voor betere vergaderingen:


1. Start de vergadering op tijd

De problemen tijdens de vergadering beginnen vaak voordat de eigenlijke vergadering is begonnen. Een deelnemer is altijd te laat - maar je moet op tijd beginnen en niet wachten op alle achterblijvers. Als je wacht tot alle deelnemers compleet zijn, zullen sommigen van hen de volgende keer weer te laat zijn, omdat ze nu weten dat de vergadering hoe dan ook niet op tijd zal beginnen (en zonder hen). Omdat tien minuten kostbare tijd zijn, drie tips voor meer stiptheid:

  • Moedig deelnemers sterk aan om op tijd te komen. Dat zorgt voor lijden.
  • Zoek naar kamers waar laatkomers niet ongemerkt binnen kunnen komen. Geef commentaar op hun vertraging.
  • Wacht niet op tweedehandsdealers - zelfs niet op de leidinggevenden. De volgende keer zijn ze op tijd.

2. Bereid tijdig de agenda voor

Elke vergadering moet een agenda hebben. Het dient als leidraad en geeft een signaal naar de buitenwereld dat de bijeenkomst is georganiseerd en dat er is nagedacht over het proces en de afzonderlijke punten op de agenda. Als er problemen zijn bij het maken van een agenda of als niemand echt weet wat er op de agenda moet staan, is dat een sterke aanwijzing dat de vergadering eigenlijk helemaal niet nodig is. Maar ook met een agenda zijn er een paar punten waar je rekening mee moet houden voor een goede vergadering:

  • Wijs een moderator aan om de discussie te leiden.
  • Schrijf nieuwe discussiepunten op en plan ze voor de volgende vergadering.
  • Stuur de agenda vooraf naar alle deelnemers.

3. Bewustwording vergroten door vragen te stellen

Een vergadering nodigt uit om in gedachten rond te dwalen. Lange monologen zonder inhoud trekken niet echt de aandacht. Experts adviseren je dan ook om deelnemers gericht te bevrijden van hun eigenaardigheden. Dit kan gebeuren door een spannende anekdote aan het begin of door middel van vragen. Dit geeft de deelnemers het signaal dat samenwerking en meedenken nodig is. Niemand wil betrapt worden terwijl ze geen idee hebben waar de vergadering over gaat. Als je mensen aan het begin van de vergadering wilt opschudden, overweeg dan om enkele van de volgende vragen te stellen. Ze zijn gemaakt door Dan McCarthy, die al tientallen jaren werkt aan leiderschapsontwikkeling.

  • Hoe stel je je de ideale werkplek voor?
  • Waar zou het bedrijf nu zijn als je hier niet zou werken?
  • Als Hollywood een film over ons bedrijf zou maken, welke titel zou die dan hebben?

Maar voordat je in de volgende vergadering begint: wie de vragen stelt, moet ook voorbereid zijn om met onaangename waarheden geconfronteerd te worden. Creëer dus vooraf een open sfeer voor discussie en respecteer de antwoorden van uw medewerkers en collega's - of u ze nu leuk vindt of niet. Als je niet wilt dat het zo luxe is, zullen andere vragen hetzelfde doen. Dit betrekt alle deelnemers en vergroot het bewustzijn. Niemand wil immers betrapt worden terwijl hij geen idee heeft waar het gesprek over gaat.

4. Adres Schweiger specifiek

Op het punt van aandacht en deelname aan de bijeenkomst is er nog een tip: geef alle deelnemers de kans om actief deel te nemen en structureer de bijeenkomst met bijdragen en inhoud. Als iemand er niet bij betrokken raakt, verwar het dan niet meteen met een daad van rebellie of weigering om te werken. Of misschien voelen ze zich gewoon ongemakkelijk bij de opzet van de conferentie. Spreek dergelijke deelnemers specifiek aan en vraag respectvol om suggesties. Simpele vragen als: meneer Müller, wat is uw mening hierover? zijn volledig voldoende. Dit is een van de hoofdtaken van de moderator omdat:

  • Als iedereen zijn steentje bijdraagt, voelt niemand zich misplaatst.
  • De mening van elke deelnemer is belangrijk. Daarom heb je deze mensen uitgenodigd (zie punt 6).
  • Vaak ontstaan ​​er nieuwe gezichtspunten en stof tot nadenken.

5. Gebruik conferenties op de juiste manier

Een van de belangrijkste tips voor betere vergaderingen is om te beseffen dat zo'n vergadering lang niet altijd de beste manier is om te gaan. Stel je daarom voorafgaand aan elke bijeenkomst de vraag: Is deze bijeenkomst - op deze manier - echt nodig? Bel geen vergadering als het probleem niet per e-mail had kunnen worden opgelost. Als je alleen feiten wilt verspreiden, gebruik dan elektronische communicatie. Een circulaire e-mail met de belangrijkste gegevens informeert ook iedereen en duurt slechts enkele seconden. Mocht je toch nog vragen hebben, dan kun je altijd een afspraak inplannen. Waar zijn bijeenkomsten uiteindelijk voor:

  • Levendige en stimulerende discussies voeren.
  • Om open vragen te verduidelijken.
  • Om sneller een consensus te vinden.

6. Betere personeelsbijeenkomsten

Het succes van een bijeenkomst hangt af van de deelnemers. Bij het casten moet je goed nadenken over wie er bij de vergadering aanwezig moet zijn - en wie weinig in te brengen heeft en wie het resultaat in de weg kan staan. Het gaat niet alleen om verantwoordelijkheden, maar ook om persoonlijkheden. Er zijn collega's wiens enige taak het is om anderen te vertellen waarom hun ideeën niet werken. Zij kunnen of willen echter zelf niet bijdragen aan de oplossing en hebben ook geen eigen ideeën. Zulke mensen verpesten elke vergadering. Nodig dus de juiste deelnemers uit - degenen die ...

  • kunnen bijdragen aan de onderwerpen.
  • breng de cruciale kennis mee.
  • trekken regelmatig de aandacht met creatieve en constructieve suggesties.

7. Bel kleine vergaderingen

Naast de specifieke deelnemers is het aantal deelnemers een belangrijk punt voor het verbeteren van vergaderingen. Bij vergaderingen geldt vaak: minder is meer! Grote discussiegroepen van 15 of 20 deelnemers zijn uiterst zelden nuttig en het is ook niet gepast om bijna een compleet team naar de vergadering te brengen. Het is effectiever als u de omvang van de vergadering beperkt en slechts een handvol mensen uitnodigt - maar die wel kunnen discussiëren des te beter. Onthoud altijd: hoe meer deelnemers de vergadering heeft, hoe vaker dingen onnodig worden herhaald of de helft blijft zwijgen omdat er niets meer te zeggen is. Waarom 15 mensen van het werk houden als alles wat belangrijk is met vijf medewerkers kan worden opgehelderd?


  • Beperk de bijeenkomst (indien mogelijk) tot vijf tot zeven deelnemers.
  • Nodig teamleden uit die oprecht worden geraakt door de inhoud van de vergadering.
  • Het is beter om meerdere kleine vergaderingen te houden dan één grote.

8. Zorg ervoor dat je discussies aanmoedigt

Het is een verkeerde veronderstelling dat iedereen in een vergadering het er altijd mee eens moet zijn. Maar integendeel! Als er tijdens de vergadering geen discussies zijn, is de kans groot dat de vergadering vanaf het begin niet nodig was. Want toen werden alleen feiten gepresenteerd en in stilte geknikt. Vergaderingen worden gebruikt om ideeën te betwisten, af te wegen en te argumenteren. De beste suggesties zouden uiteindelijk de overhand moeten hebben - niet de enige suggestie. Om dit te doen, is het belangrijk dat u het volgende in acht neemt:

  • Bespreek altijd objectief, persoonlijke verschillen moeten worden vermeden.
  • Toezichthouders moeten bezwaar kunnen maken als hun mening niet wordt gedeeld.
  • Maak de implicaties van de beslissingen duidelijk, zodat deelnemers niet alleen opportunistisch handelen.

9. Documenteer beslissingen zichtbaar

Als er tijdens de vergadering beslissingen worden genomen, zijn ze later moeilijk te begrijpen. Wat is er besloten en waarom? Wie was weer waarvoor verantwoordelijk? Na weken of zelfs maanden zijn dergelijke vragen meestal niet meer te beantwoorden. Voor nieuwe of externe groepsdeelnemers zijn logs de eerste bron van informatie. Zeker als er meerdere nieuwe mensen bijkomen, is er vaak niet genoeg tijd voor een persoonlijke kennismaking. Het probleem kan worden ingeperkt met eenvoudige middelen:


  • Maak daarna een protocol en stuur dit naar alle deelnemers.
  • Noteer wie wat wanneer en om welke reden moet doen.
  • Neem (als gastheer) relevante notulen mee naar de volgende conferentie en verwijs ernaar.

10. Vermijd PowerPoint indien mogelijk

Powerpoint-presentaties zijn een handig hulpmiddel voor trainingen of seminars - maar niet voor effectieve vergaderingen. Als je tijdens een vergadering meer dan zeven minuten in stilte naar een muur staart, dan had de gepresenteerde informatie ook van tevoren per e-mail kunnen worden verzonden. Nogmaals, de meeste vergaderingen zijn bedoeld om van gedachten te wisselen of te brainstormen. Ook kunnen zuiverwaterstandrapportages virtueel worden verspreid. Als je toch met Powerpoint wilt werken, neem dan de volgende aanbevelingen in acht:

  • Lange presentaties zijn niet effectief in vergaderingen.
  • Maak maximaal één hand-out voor de deelnemers.
  • Zorg voor interactie in plaats van face-to-face onderwijs.

11. Bepaal vergaderregels

In de meeste bijeenkomsten wordt gewoon de alledaagse etiquette als basis gehanteerd, er worden verder geen vaste regels gehanteerd. Het vaststellen hiervan klinkt in het begin misschien moeilijk, maar het voldoen aan regels kan precies het juiste hulpmiddel zijn. Ze willen productieve bijeenkomsten waar iedereen uiteindelijk het gevoel heeft iets nuttigs te hebben gedaan. Als regels helpen, moeten ze worden vastgesteld. Het is aan jou of je mondelinge regels opstelt of opschrijft - bijvoorbeeld op een flip-over in de hoek van de vergaderruimte. Het belangrijkste is dat iedereen zich in gelijke mate aan de regels moet houden - of het nu nieuwe collega's of langdurige managers zijn. Mocht er iets in het reglement veranderd moeten worden, dan kunnen er suggesties gedaan worden, die in de groep (maar graag buiten de vergadering) besproken worden. Dergelijke regels kunnen bijvoorbeeld de volgende zijn:


  • Iedereen kan eindigen zonder onderbroken te worden.
  • Smartphones hebben geen plaats in vergaderingen.
  • Voorbereiding van de vergadering is verplicht.

12. Houd u strikt aan de vergadertijden

Als je wilt dat deelnemers op tijd verschijnen, moet je net zo consequent zijn in het vasthouden aan het einde en het beëindigen van de vergadering binnen het afgesproken tijdsbestek. Zorg ervoor dat je deadlines stelt en houdt. Dit is belangrijk voor de efficiëntie van de vergadering, maar ook voor de verdere dagelijkse planning van de deelnemers. Om er met uw tijdsplanning te komen, let ook op:

  • Houd altijd rekening met wat buffertijd en pauzes.
  • Houd altijd de tijd in de gaten en modereer de vergadering dienovereenkomstig. Onderbreek losbandig gebabbel.
  • Zelfs als u een vast tijdsbudget heeft, hoeft u dit niet per se ten volle te benutten. Iedereen is blij als de ronde voor het geplande einde is afgelopen.

13. Feedback krijgen

Van fouten kunnen we leren - dit geldt ook voor vergaderingen. Met andere woorden, als een bijeenkomst helemaal niet aan de verwachtingen voldeed, hoeft het in de toekomst ook niet op dezelfde manier verder te gaan. De deelnemers moeten feedback geven over wat ze goed vonden, wat hen dwarszat en wat ze zouden willen voor toekomstige bijeenkomsten. Op deze manier kan een bedrijf in de loop van de tijd leren en elke vergadering beter maken dan de vorige. Belangrijke feedbackpunten zijn:

  • Wat moet er veranderen bij de volgende vergadering?
  • Waar was je tevreden over in de vergadering?
  • Waar is de meest dringende behoefte aan actie?

Vergaderingen afzeggen: wanneer heeft het zin?

De ontmoeting is geen doel op zich. Als iedereen vindt dat het geen zin heeft, moet je de vergadering afbreken in plaats van krampachtig vol te houden. Als er bijvoorbeeld belangrijke informatie ontbreekt of een duidelijk doel of een herkenbaar doel voor de conferentie ontbreekt, schakelen de deelnemers na korte tijd toch uit. Of de smartphones. In plaats van naar collega's te luisteren, worden e-mails beantwoord of op internet gesurft. Maar daarvoor hoef je niet aan de ronde tafel te zitten.

Sommigen pleiten er dan ook voor vergaderingen die tijdverspilling blijken te zijn, consequent afgebroken te worden. Desnoods zelfs midden in een vergadering. Al is het maar om de klacht onder de aandacht te brengen of een voorbeeld te geven. Hoewel dit radicaal is, kan het de cirkel van georganiseerde vermoeidheid en verveling juist doorbreken.

U moet een vergadering annuleren als...

  • ... er is geen agenda.
    Als je toch niet weet waarom je bij elkaar komt, dan is het meteen gedaan. Een duidelijke vergaderregel: als niemand weet waar het over gaat, kan iedereen terug naar zijn normale taken.
  • ... iedereen is te laat.
    Stiptheid is beleefde arrogantie. Ze zegt: Andere dingen zijn belangrijker voor mij. Of: ik ben zo belangrijk dat ik je kan laten wachten. Dus loafing wordt een strategie voor macht en dominantie. Wang. Bewijs het tegendeel!
  • ... niemand is voorbereid.
    Helaas geloven sommigen dat de diepere betekenis van een agenda is om punten te hebben waar je aan kunt werken terwijl je geniet van een dialoog van gratis koffie en knapperig plezier van het type "Selectie". Niet juist! Het gaat erom dat je vooraf een paar waardevolle gedachten kunt meegeven om daarna sneller tot een optimaal resultaat te komen.
  • ... er komt niets uit.
    Soms heeft iedereen zich voorbereid - en toch slaat de vonk niet over. Kwaliteit komt voort uit kwelling, dus je moet hier een paar minuten stil zijn. Maar wil er na een half uur nog niets gebeuren, dan kan men de vergadering beter uitstellen tot de aanwezigen gemoedsrust hebben.

Vergadertypes: deze 8 kom je in elke ronde tegen

herrieschopper
Hij valt op doordat hij zich regelmatig een andere mening veroorlooft, volgens het motto: Zo zie ik het niet... Altijd. Dat kan ook zijn goede punten hebben. Idealiter voorkomt de onruststoker een ramp op het laatste moment of brengt hij nieuwe creatieve impulsen. Meestal verlengt hij de vergadering echter kunstmatig.


breker
Dit soort ontmoetingen is nauw verwant aan de onruststoker, maar heeft een andere benadering: zodra er een goed idee in de groep geboren wordt, kan de onderbreker zichzelf nauwelijks in bedwang houden. Hij moet er nu zijn mosterd aan toevoegen, motto: Alles is al gezegd, maar nog niet van iedereen.

onpunctueel
Een chronisch onpunctuele kerel die regelmatig verhindert dat vergaderingen efficiënt beginnen. Of de man is een puinhoop, dan alleen disciplinaire hulp. Of hij gebruikt het om zijn macht subtiel te demonstreren, in de zin van: Kijk eens hier: ik kan het me veroorloven u te laten wachten. Ik ben belangrijker!

diva
Of het nu een man of een vrouw is - de diva valt op door latente prikkelbaarheid en overgevoeligheid voor alle trivialiteiten. Met heftigheid en scherpte toont ze de onderbreker op zijn plaats, maar soms ook de baas.Omdat ze ervan overtuigd is dat ze het zich kan veroorloven.


Stil
Een stille man in de vergadering die bijna nooit iets zegt. En als dat zo is, dan schommelen zijn bijdragen tussen goedkeuring en herhaling. Soms zijn stille mensen welkome noders en meerderheidsinkopers in favoriete projecten van de vergaderingsleider. Anders zijn ze gemakkelijk te missen.

Tussendoortje
Hij is gemakkelijk te herkennen omdat hij meestal een kopje koffie en wat te eten bij zich heeft. Het ziet er een beetje huiselijk, gezellig uit, maar in de loop van sommige vergaderingen blijkt het wijs en vooruitziend te zijn, daarom ontmoet de snacker vaak de jaloerse blikken van alle anderen.

Discipliner
In de vergadering is dit degene die iedereen voortdurend aanspoort om terug te keren naar de agenda of aangeeft dat de vergadering over tien minuten zal eindigen. Eigenlijk een fijn ding, dus de sessie blijft productief en voldoet in het beste geval aan de specificaties. Maar de rest is meestal heel snel geïrriteerd.


Smartphone-gebruikers
Dit type ontmoeting wordt vaak verward met de stille, maar in tegenstelling tot hen hebben ze een smartphone. Zodra het saai wordt, schakelt deze man over naar een externe conferentie - en ontmoet hij zijn TwitterFacebookEmail-vrienden. Je moet zijn glimlach dan ook niet verkeerd interpreteren als applaus voor de huidige bijdrage. Hij kijkt nu waarschijnlijk gewoon naar een grappige YouTube-video.

Deelname aan de vergadering: waarom zegt niemand iets?

U hebt iedereen in de vergadering begroet en het onderwerp geïntroduceerd. Wacht nu tot er een discussie ontstaat. Maar de levendige deelname waar je op had gehoopt, komt niet uit. Onvermijdelijk stel je jezelf de vraag: waarom zegt niemand iets?

Helaas is dit een veelvoorkomend probleem bij vergaderingen. In plaats van bijdragen van de deelnemers kijkt de moderator alleen naar een stille groep. Vaak wordt dit overhaast geïnterpreteerd als pure desinteresse. Er kunnen namelijk veel verschillende redenen zijn waarom medewerkers niet of nauwelijks deelnemen aan de vergadering:

  • Je bent bang om het verkeerde te zeggen.
  • Je vertrouwt je niet om je uit te spreken.
  • Ze voelen zich verrast en weten niet wat ze moeten zeggen.
  • Je verveelt je.
  • Je begreep niet waar het over ging.
  • Ze hebben het gevoel dat hun mening niet telt.

Dit verhoogt de deelname

Welke reden uiteindelijk ook bepalend is (meestal is het toch een mix van meerdere punten), er zijn een paar tips en trucs die kunnen worden gebruikt om de deelname aan de vergadering te vergroten:

  • Informeer de medewerkers tijdig
    Wie onaangekondigd vergadert, zal de deelnemers verrassen - en hoeft niet verbaasd te zijn over een gebrek aan deelname. Niemand had immers tijd om zich voor te bereiden. Je moet dus improviseren. Dat beangstigt en verontrust je. Geef de medewerkers van tevoren voldoende tijd om over een aantal zaken na te denken.
  • Creëer een positieve sfeer voor discussie
    Alleen als uw medewerkers niet bang hoeven te zijn dat het uiten van hun mening nadelen met zich meebrengt, zullen zij zich openlijk uiten. Aan de andere kant, degenen die bang moeten zijn om iets verkeerds te zeggen, zwijgen liever. Creëer een klimaat voor discussie dat positief en bemoedigend is.
  • Laat iedereen zijn zegje doen
    In vergaderingen zijn er meestal enkelen die het roer overnemen en het grootste deel van de spreektijd overnemen. De moderator daarentegen moet sturen en specifiek het woord geven aan de stillere deelnemers. Zodat iedereen kan deelnemen en zijn mening kan delen in de groep.
  • Voorkom verveling
    Zodra de verveling opkomt en een vergadering maar aansleept, neemt ook de deelname af. De deelnemers verlangen alleen maar naar het einde. Bij kortere, interessante bijeenkomsten daarentegen is de deelname hoog. Houd het dus kort. Dat houdt de aandacht en participatie hoog.
  • Loven
    Moderators en managers moeten laten zien dat goede ideeën en toespraken worden gewaardeerd en dat de prestaties erachter worden erkend. Dergelijke lof is een stimulans en enorm motiverend. Tegelijkertijd moedigt het anderen aan om deel te nemen en ook om de aandacht te trekken.

Een vergadering kan vooral moeilijk zijn voor introverte en verlegen mensen. Vergaderingen zijn podia voor zelfexpressie. Degenen die de kunst van het grootspraak niet beheersen, hebben slechte kaarten en worden vaak naar de achtergrond geduwd. Maar er zijn ook een paar tips voor introverte mensen waarmee je zonder poespas kunt pronken in een vergadering:

Tips voor de verlegen in een vergadering

  • Goede voorbereiding. Hoe beter je bent voorbereid, hoe makkelijker het voor je zal zijn om je punt te maken.
  • Opmerkingen. Schrijf op wat je wilt zeggen. Dat geeft zekerheid. Als je het niet zeker weet, kun je ook kort lezen.
  • Houd oogcontact. Houd oogcontact in plaats van je blik neer te slaan. Dat is in het begin moeilijk, maar het creëert zelfvertrouwen.
  • Let op lichaamstaal. Knoei niet met kleding of handen. Dat lijkt onveilig. Glimlach en leg je handen op de tafel.

Ideeën voor interessantere meetings

De vergadering hoeft niet altijd hetzelfde patroon te volgen. Varieer de processen en inhoud om participatie en creativiteit te stimuleren. Bijvoorbeeld: stoelen weglaten. Door te staan ​​hebben de deelnemers automatisch minder interesse in het voortslepen van de vergadering. Of: spontaan de volgorde van de agenda omdraaien. Meteen is iedereen veel attenter. Bekijk ook de slimme vergaderideeën en voorbeelden van vooraanstaande managers:

  • Marissa Mayer
    De voormalige Yahoo-baas wordt niet alleen als bijzonder goed georganiseerd beschouwd, maar ook als bijzonder streng. Ze legde haar medewerkers al vaste vergaderregels op toen ze op Google zat: Vergaderen doe je alleen met een duidelijke agenda vooraf - zodat collega's a) zich kunnen voorbereiden en de vergadering b) gefocust blijft.
  • Warren Buffett
    Maak alleen op korte termijn afspraken - nog beter 's nachts: als u het financiële genie uit New York wilt ontmoeten, kunt u zogenaamd op zijn vroegst een dag van tevoren een afspraak maken. Voordeel: Het schaarstefilter draagt ​​de organisatorische verplichting over aan degenen die willen voldoen.
  • Götz Klink
    Om te voorkomen dat vergaderingen verzanden in een rechtvaardigingstribunaal, heeft de A.T. Kearney-consultants introduceerden zogenaamde Blue Team-bijeenkomsten: hierin presenteert een deelnemer zijn project, maar mag hij zich niet verdedigen als er kritische opmerkingen worden gemaakt. Zo krijgen nieuwe gedachten eerst een kans.

Vergaderetiquette: dit gedrag werkt helemaal niet

In de meeting laten de deelnemers zich niet altijd van hun beste kant zien. Sommigen gedragen zich zelfs helemaal verkeerd. Sommige van deze verlegenheden en ongelukken werken helemaal niet in de vergadering - maar komen helaas nog steeds voor:

  • Fluister tegen de persoon die naast je zit
    Het is maandagochtend en je vertelt je collega veel liever over het weekend dan dat je in een vergadering zit. Maar fluisterend praten en mogelijk onderdrukt lachen of giechelen is onattent tegenover de anderen. En dat geldt zelfs voor de notulen voordat de vergadering begint. Want met dit gedrag sluit je je collega's uit. Ze kunnen zich dan afvragen: hebben ze het over mij? Dat zorgt voor een slecht humeur.
  • oproepen aannemen
    Tussendoor e-mails checken en beantwoorden. Dat deert niemand. Dat is waar, maar je zegt impliciet dat andere afspraken en taken belangrijker voor je zijn. Ook laat je aan de aanwezigen zien dat je niet geïnteresseerd bent in het onderwerp. Als je wacht op een belangrijke melding, geef dit dan door aan je collega's. Niemand zal het je kwalijk nemen als je naar buiten loopt om met een belangrijke klant te praten omdat ze een probleem hebben. Maar je moet het ze in het begin laten weten, zodat iedereen het weet.
  • Een collega in verlegenheid brengen
    Er is een bijeenkomst om suggesties en ideeën kritisch te bespreken. Maar je moet dit niet zien als een kans om te stikken in een collega. Je mag nooit beledigend en persoonlijk worden. Want dat merken andere collega's en de baas ook. Je beschadigt niet alleen je relatie met de blootgestelde collega, maar roept ook twijfels op over je vermogen om in een team te werken. Zo'n actie kan ook averechts werken als bijvoorbeeld alle andere collega's de kant van de blootgestelde kiezen.
  • De ander onderbreken
    "Daar ben ik het helemaal niet mee eens" - met deze woorden onderbreek je je collega midden in een zin. Zelfs als je het standpunt van de collega niet deelt, is het respectloos om hem op deze manier te onderbreken. Door dit te doen, bevordert u alleen een meedogenloze discussiecultuur. In een oogwenk laat niemand de ander uitpraten. Dit zorgt voor frustratie en een verhitte stemming.
  • Vul jezelf met hapjes
    Als er canapés, koffie en cake op de bijeenkomst zijn, moet dit niet worden opgevat als een uitnodiging voor de lunch. Zet het eten niet op de voorgrond door je bord vol te vullen of hard te kauwen. Opstaan ​​uit je stoel om jezelf te helpen is een no-go.
  • Maak het veld vroeg leeg
    U kunt de vergadering alleen eerder verlaten als u een belangrijke vervolgafspraak heeft. Maar ook dan moet u uw vertrek van tevoren aankondigen en de kamer niet verlaten zonder een woord te zeggen. De moderator is verantwoordelijk voor het respecteren van de tijd. Het is zijn taak om de vergadering te beëindigen en de discussie te schorsen als niet alle punten zijn opgehelderd.

Verdere dossiers over vergaderingen

Tot slot hebben we in het overzicht extra dossiers voor je samengesteld met veel informatie en tips over de bijeenkomst. Veel kijk- en leesplezier!

Typische gedachten in een vergadering

Wat gaat er door je hoofd tijdens de vergadering? Waarschijnlijk is de meest voorkomende gedachte: wanneer houdt dit eindelijk op? Als de baas praat zonder een punt en het is onmogelijk te voorspellen wanneer de vergadering uiteindelijk zal eindigen, nemen de frustratie en verveling toe. Het kan net zo vermoeiend zijn als de ene collega de ene domme en onwaardige bijdrage na de andere levert en je je van binnen steeds weer afvraagt ​​hoe het mogelijk is dat zo iemand met jou in hetzelfde team werkt.

Maak je geen zorgen: niet alleen jij, maar waarschijnlijk ook vele anderen aan tafel. Het is echter belangrijk dat u dit voor uzelf houdt. Toegegeven, dit is niet altijd gemakkelijk, maar je bewijst jezelf een slechte dienst door zo'n opmerking te maken. Je kunt HIER meer vinden wat iedereen in de vergadering denkt.

Zie er slimmer uit in een vergadering

Vergaderen is altijd een show. Iedereen krijgt de kans om zich te presenteren, te schitteren met ideeën, in grote groepen hun uitmuntende prestaties te prijzen en de baas te inspireren met innovaties. En natuurlijk willen alle betrokkenen de beste indruk maken. Vaak is dit meer schijn dan realiteit - maar het kan heel goed werken en waarom zou je niet een beetje bedrog gebruiken om je carrière vooruit te helpen of jezelf aan te bevelen voor een loonsverhoging? Met alleen uw woordkeuze kunt u ervoor zorgen dat anderen u als bijzonder slim zien.

Ingewikkelde woorden lijken slim, vooral als ze uit de wiskunde komen. De betekenis van wat er is gezegd blijft hetzelfde - maar het klinkt gewoon een stuk slimmer als je niet spreekt van ja of nee, maar van een binaire beslissing. Meer trucs om er bijzonder slim uit te zien tijdens een vergadering vind je HIER.

Staande vergadering - tips voor een staande conferentie

Vergaderingen moeten korter en wendbaarder zijn. Een manier om deze doelen te bereiken: laat uw stoelen staan ​​en nodig u niet uit voor een klassieke vergadering, maar voor een staande conferentie. Deze zijn vanaf het begin voor een aanzienlijk kortere tijd gepland, niemand wil immers twee uur met zijn benen in zijn buik staan. Een kwartiertje kan al voldoende zijn voor een staande vergadering, de precieze uitwisseling wordt bevorderd en het is een afwisseling van steeds dezelfde vergadering zittend.

Maar staande conferenties moeten ook goed worden voorbereid en dezelfde regels volgen als andere vergaderingen. Een duidelijke agenda helpt om de kernzaken niet uit het oog te verliezen en ook al is de sfeer staand iets meer ontspannen, dezelfde professionaliteit moet worden benaderd. Meer tips over staand vergaderen vind je HIER.

Het team correct instellen - tips voor kick-off meetings

Er komt een groot project aan, de klant heeft hoge verwachtingen en er komt veel op je af. Bij de start worden alle betrokkenen uitgenodigd voor een kick-off meeting waarin de belangrijkste informatie wordt doorgegeven en vragen worden verduidelijkt. Als dit correct wordt gedaan, kan dit het startpunt zijn voor een succesvol project - of het begin van het einde. In ieder geval moeten de rollen worden verduidelijkt en de bevoegdheden en verantwoordelijkheden worden verdeeld. Na de vergadering moet iedereen weten wat zijn taak is en waarvoor zijn collega's verantwoordelijk zijn. Ook de tussen- en einddoelen dienen duidelijk omschreven en duidelijk gecommuniceerd te worden om misverstanden en problemen achteraf te voorkomen. Meer tips over kick-off meetings vind je HIER.

Moderatietechnieken voor vergaderingen

Het verloop van een goede vergadering mag niet aan zichzelf of aan het toeval worden overgelaten. Het heeft eerder een moderatie nodig die ervoor zorgt dat er rode vragen zijn, dat alle belangrijke onderwerpen en vragen worden behandeld en dat de gegeven tijd niet wordt overschreden. Een moderator vervult een belangrijke rol in de vergadering en leidt de discussie, maar is ook primair verantwoordelijk voor het geven van de toespraken aan anderen. Matiging mag niet ontaarden in een monoloog.

Het gericht aanspreken van deelnemers en vragen zijn belangrijke technieken om vergaderingen succesvol te leiden. Meer informatie over het modereren van vergaderingen vind je HIER.

Tips voor een gebrek aan voorbereiding in de vergadering

In een ideale wereld zijn alle deelnemers aan een vergadering optimaal voorbereid, weten ze precies waar het over gaat en hebben ze er al zelfstandig over nagedacht, ideeën ontwikkeld en oplossingen gezocht voor de problemen die je tegenkwam. De realiteit leert echter dat velen naar een vergadering komen en totaal onvoorbereid zijn. Je wilt natuurlijk niet dat anderen het merken, dus het is aan jou om je gebrek aan kennis vakkundig te verdoezelen. Stel bijvoorbeeld vragen als een collega iets heeft gezegd of gesuggereerd - zo kun je meedoen zonder zelf iets nieuws in te brengen.

Het is ook goed als je een tussenconclusie trekt en nog eens kort samenvat wat de anderen al hebben gezegd en uitgewerkt. Optimaal: een zogenaamde vergadernotulen. Meer tips en informatie vind je HIER.

Nieuwe Publicaties

Loopbaan
Kunnen 2024
Loopbaan
Kunnen 2024
Loopbaan
Kunnen 2024
Loopbaan
Kunnen 2024