Inhoud personeelsbestand: het zit erin

Inhoud

• Definitie personeelsdossier: alleen bindende vereisten in de openbare dienst
• Inhoud personeelsdossier: Wat staat er in mijn personeelsdossier?
• Personeelsgerelateerde documenten zoals:
• Contractgerelateerde documenten zoals:
• Sociale zekerheidsgegevens zoals:
• Belastingdocumenten zoals
• Andere documenten zoals:
• Officiële documenten als kopie zoals:
• Gegevensbescherming personeelsdossier: Elektronisch personeelsdossier
• Bewaartermijn personeelsdossiers: hoe lang wordt het bewaard?
• Inzage in het personeelsdossier: wie mag het dossier inzien?

De meeste werknemers bedenken in hun professionele leven bijna nooit hun eigen ideeën Personeelsbestand in contact. U weet dat de werkgever de documenten ergens heeft gedeponeerd, maar slechts weinigen zijn geïnteresseerd. Als de baas zegt dat er een waarschuwing in het personeelsdossier komt, denk je hoogstens aan een paar dingen meer. Een fout! Staan in het personeelsdossier veel belangrijke informatie over u en uw arbeidsrelatie - En last but not least, er zijn enkele documenten die daar niet op hun plaats zijn, maar toch door veel werkgevers worden ingediend.We laten zien welke Inhoud van het personeelsdossier echt heeft hoe lang de individuele gegevens moeten worden bewaard en wie mag het personeelsdossier inkijken...

Definitie personeelsdossier: alleen bindende vereisten in de openbare dienst

Een personeelsdossier is een map waarin: werkgerelateerde documenten van de werknemer.

Het personeelsdossier wordt aangemaakt door de baas. De documenten betreffen de persoonlijke en officiële omstandigheden van de werknemer en moet verband houden met de arbeidsverhouding. Dit is geregeld in het arbeidsrecht.

Tegelijkertijd zijn er geen precieze wettelijke vereisten over hoe Type en bereik moet eruitzien als een personeelsdossier. Strikt genomen hoeft een werkgever niet eens een personeelsdossier bij te houden - ook al doen ze dat meestal wel. De enige uitzondering is de publieke dienst dar; Exacte regels over personeelsdossiers zijn vastgelegd in het ambtenarenrecht.

Indien mogelijk dienen de documenten de werknemer volledig, grondig en in overeenstemming met de werkelijke omstandigheden weer te geven. Dit is vooral belangrijk in de openbare dienst, want hier is het Principe van de beste selectie geldt voor de aanwerving en bevordering van werknemers en ambtenaren. Omgekeerd betekent dit dat een onvolledig personeelsdossier negatieve effecten kan hebben.

Inhoud personeelsdossier: Wat staat er in mijn personeelsdossier?

Niet elke werkgever verzamelt dezelfde documenten in het personeelsdossier, sommigen houden zeer gedetailleerde bestanden bij, anderen leggen eigenlijk alleen de belangrijkste dingen vast. Er is geen vaste regeling en het bedrijf kan dus zelf bepalen wat er in het personeelsdossier terechtkomt. Er is echter één belangrijk principe: de geregistreerde informatie moet in de directe verwijzing naar de arbeidsrelatie stand. Het is dus niet toegestaan ​​om zomaar alle informatie over een medewerker te verzamelen.

We hebben een Lijst met documenten die het meest voorkomen in een personeelsdossier:

• Personeelsgerelateerde documenten zoals:

• Inschrijvingsdocumenten
• Eventueel werk- of verblijfsvergunning
• Arbeidsreferenties en prestatiebeoordelingen
• Officieel bewijs van goed gedrag voor vertrouwensfuncties

• Contractgerelateerde documenten zoals:

• Arbeidscontract
• Aangifte bijbaan
• Opzeggingsbrief

• Sociale zekerheidsgegevens zoals:

• Sociale zekerheidskaart
• Registratie en bewijs van zorgverzekering

• Belastingdocumenten zoals

• Salaris of loonstaten
• Inkomstenbelasting documenten

• Andere documenten zoals:

• Bewijs van bijscholing
• Waarschuwingen
• Mogelijke tegenverklaringen van de werknemer
• Correspondentie tussen werkgever en werknemer

• Officiële documenten als kopie zoals:

• Rijbewijs
• Scheidingsovereenkomst
• Gehandicaptenpas

Aan de andere kant zijn er ook enkele Documenten of documenten die uw werkgever niet in het personeelsdossier mag bewaren. Dit is voornamelijk informatie die betrekking heeft op uw privacy en niet relevant is voor uw professionele activiteit.

In het personeelsdossier mag bijvoorbeeld niet staan ​​wanneer en waarom u zich ziek hebt gemeld. Maak uitzonderingen abnormaal ziekteverlof: Als je bijvoorbeeld doordeweeks regelmatig met ziekteverlof bent en dan in de krant openbaar wordt hoe je in het weekend de marathon hebt gewonnen, maar de maandag daarop met ziekteverlof bent, roept dat vragen op.

Uiteindelijk gaat het erom te verduidelijken in hoeverre informatie over u persoonlijk in de directe verbinding met uw arbeidsrelatie. Na een uitspraak van de Federale Arbeidsrechtbank van 12 september 2006 (dossiernummer: 9 AZR 271/06), werd de actie van een alcoholische werknemer afgewezen. Hij vreesde interne nadelen omdat zijn werkgever zijn ziekte en therapeutisch succes vastlegde.

Informatie over alcoholisme, zoals in dit geval, kan direct verband houden met de arbeidsrelatie als de if Het is aangetoond dat ziekte uw werk beïnvloedt. Last but not least kan alcoholisme leiden tot verstoringen in de workflow of gevaar voor derden.

Het is echter mogelijk dat gegevens niet in het personeelsdossier verschijnen als u door de bedrijfsarts bent behandeld, omdat de Bedrijfsarts vertrouwelijkheid onderwerpen. Als direct getroffen persoon heeft u echter recht op informatie over eventuele resultaten.

Niet elke werkgever houdt zich aan deze regels, daarom kan het de moeite waard zijn omgaan met uw eigen personeelsdossier. Als hier privégegevens worden bewaard of documenten worden bewaard die niet in het bestand staan, kunt u uw baas vragen deze te verwijderen.

Als dit onredelijk blijkt, heb je ook de mogelijkheid om: om er met een advocaat tegen op te treden of om een ​​verklaring of antwoord te schrijven als u het niet eens bent met de inhoud.

Gegevensbescherming personeelsdossier: Elektronisch personeelsdossier

In het tijdperk van digitalisering worden personeelsdossiers in de goede oude map steeds zeldzamer. Het elektronisch personeelsdossier verschilt alleen van het klassieke personeelsdossier doordat bovenstaande documenten zijn voorzien van een: IT-systeem geregistreerd worden. Dit gebeurt door het invoeren of scannen van de persoonsgegevens in databases.

Er zijn echter bepaalde voorwaarden verbonden aan dit item. De werknemer moet in principe: geautomatiseerde verwerking van zijn persoonsgegevens mee eens. Dit is geregeld in de Federale Wet Bescherming Persoonsgegevens (BDSG).

Deze toestemming van de werknemer kan bijvoorbeeld ook: in het kader van de arbeidsovereenkomst direct kan worden geregeld. Hierbij is het van belang dat de betreffende passage duidelijk naar voren komt. Het is echter ook mogelijk om de persoonsgegevens rechtstreeks te verwerken als een andere wettelijke bepaling zoals een bedrijfsovereenkomst dit laat toe. In dit geval heeft bijvoorbeeld een ondernemingsraad het elektronische dossier voor alle medewerkers goedgekeurd.

Naast de toestemming van de werknemer is er nog een voorwaarde: Vanaf een bedrijfsgrootte van 20 werknemers is de werkgever verplicht om: Functionaris voor gegevensbescherming consulteren.

Bewaartermijn personeelsdossiers: hoe lang wordt het bewaard?

Het personeelsdossier bestaat minimaal zolang een werknemer in dienst is van het bedrijf. Zoveel is duidelijk, ja hoe lang moeten de documenten en informatie worden bewaarddie ooit hun weg naar de bestanden hebben gevonden?

Hiervoor bestaat geen volledig uniforme regeling - sommige documenten moeten langer worden bewaard. Fiscaal relevante documenten hebben bijvoorbeeld een bewaartermijn van zes jaar. Bedrijven moeten de documenten ook bewaren totdat de eventuele aanspraken van de werknemer zijn verstreken. Deze periode is meestal drie jaar.

Voor Waarschuwingen de regel is dat deze na verloop van tijd uit het personeelsdossier kunnen worden verwijderd als er geen verdere incidenten of redenen zijn die hiertegen pleiten. Het is echter onduidelijk hoe lang deze periode is en daarom wordt bij sommige bedrijven een waarschuwing eerder verwijderd dan bij andere.

Inzage in het personeelsdossier: wie mag het dossier inzien?

De meeste informatie die in het personeelsdossier te vinden is, gaat niemand iets aan.

Het is niet voor niets dat dit vertrouwelijk moet worden behandeld en er moet zelfs een functionaris voor gegevensbescherming in het bedrijf worden aangesteld als de De inhoud van het personeelsdossier zit niet meer in ouderwetse mappen, in plaats van gegevens die op de computer zijn opgeslagen. Rest de vraag: wie mag het personeelsdossier eigenlijk inzien?

Allereerst natuurlijk: Haarzelf! Werknemers maken zelden gebruik van dit recht, maar u kunt bijvoorbeeld inzage vragen in uw personeelsdossier om te zien of er werkelijk geen ongeautoriseerde informatie over u in staat. Behalve u mogen de werkgever en de HR-manager van het bedrijf de personeelsdossiers inzien - verder heeft niemand het recht om de gegevens in te zien.

Dit gaat zelfs zo ver dat de advocaat van een werknemer die door hem is gemachtigd om nog steeds geen toegang tot de persoonlijke gegevens ontvangt. Dit was de uitspraak van de arbeidsrechtbank van de deelstaat Sleeswijk-Holstein (arrest van 17 april 2014, Az.: 5 za 385/13) en rechtvaardigde dit met het feit dat het persoonlijke inzagerecht van de werknemer uitsluitend gaat over de vraag of er onjuiste gegevens zijn. in het personeelsdossier - En om dit te beoordelen heb je geen advocaat nodig, dat kan de werknemer het beste alleen.

De ondernemingsraad heeft in principe ook geen recht op inzage in het personeelsdossier. Hier kan echter een uitzondering op zijn. De werknemer kan ter inzage een lid van de ondernemingsraad raadplegen. Indien het reglement wordt overtreden en leden van de ondernemingsraad toegang krijgen tot de personeelsdossiers, kan dit leiden tot uitsluiting uit de commissie.

Ook belangrijk voor werknemers die hun baan opzeggen: Volgens de federale arbeidsrechtbank (BArbG, 16 november 2010, 9 AZR 573/09) vervalt het recht van de werknemer om zijn eigen dossier in te zien ook niet als de arbeidsrelatie eindigt is geweest.