Conference call: tips over voorbereiding, kosten, moderatie

Inhoud

• Wat is een telefonische vergadering?
• Hoe werkt de telefonische vergadering?
• Aanbieder van telefonische vergaderingen
• Verschillende prijsmodellen voor telefonische vergaderingen
• Wat kost een telefonische vergadering eigenlijk?
• Wat heb je nodig voor een telefonische vergadering?
• Typische problemen met telefonische vergaderingen
• Hoe kunnen fouten in telco worden vermeden?
• Taken en functie van de moderator
• Hoe werkt een telefonische vergadering met een mobiele telefoon?

Een conference call is de perfecte tool om professionele zaken eenvoudig, snel en voordelig met meer dan twee personen te bespreken - of het nu gaat om projecten of presentaties. Hiervoor is geen te grote technische inspanning nodig. Een simpele telefoon of mobiele telefoon is voldoende voor de moderne "Telco". Er zijn echter een paar belangrijke regels voor conference calls waar u vooraf op moet letten. Onze checklists laten je zien welke...

Wat is een telefonische vergadering?

Telefonische conferenties of zogenaamde conference calls zijn bijeenkomsten waarbij u elkaar alleen kunt horen, maar niet kunt zien. De term telefoonconferentie - ook wel bekend onder de afkorting Telko of TK - wordt meestal gebruikt voor telefoongesprekken met meer dan twee deelnemers. Bij drie tot vier deelnemers spreekt men van een three-way conference of een four-way conference. Alles wat verder gaat qua deelnemers is gewoon een telco. Daarnaast wordt bij telefoonconferenties onderscheid gemaakt naar type aansluiting:

• Inbelprocedure
  De deelnemers bellen zelfstandig de conferentie in - voorzien van de juiste toegangsgegevens - en moeten zich legitimeren met een pincode.
• Uitbelprocedure
  De deelnemers worden gebeld door de telefoniste van de telecomaanbieder of door de organisator en de conferentie wordt "opgehaald". Hoewel het proces handiger is, is het ook duurder voor de organisator omdat hij ook alle aansluitkosten draagt.

Hoe werkt de telefonische vergadering?

Een conference call kan snel worden opgezet en uitgevoerd. Inmiddels zijn er tal van - in sommige gevallen gratis - Telco-aanbieders op internet (meer hierover in de volgende paragraaf). Grote voorwaarden hoeven niet te worden vervuld.

Een moderne telefooncentrale is niet nodig. Een eenvoudige telefoon of mobiele telefoon is alles wat nodig is voor een televergadering. Dus als u een telefonische vergadering wilt starten met drie of meer deelnemers, heeft u slechts drie eenvoudige stappen nodig:

• Een telefonische vergadering registreren
  Om de telefonische vergadering te starten, moet u de telefonische vergadering registreren bij de geselecteerde provider. Deze registratie is meestal maar één keer nodig en is meestal al mogelijk op de website van de telecomaanbieder. Hiervoor heb je meestal alleen een naam en een e-mailadres nodig (gratis providers kunnen deze commercieel gebruiken) - of een factuuradres (voor betaalde telecommunicatieproviders).
• Toegangsgegevens communiceren
  Meestal krijgt u een zogenaamde conference call room toegewezen. Alle deelnemers kunnen later inbellen in deze virtuele ruimte. Hiervoor beschikt de vergaderruimte over een tweedelige toegangsgegevenssleutel - een telefoonnummer (inbelnummer) en een conferentie-pincode (inbelcode, inbel-PIN of conferentie-PIN). Met de data kan iedereen overal inbellen met zijn telefoon, iPhone of andere smartphone.
• Een telefonische vergadering starten
  Als alle deelnemers een nummer en pincode hebben, kun je beginnen. Spreek een tijd af, bel in en start een telefonische vergadering. Meestal zijn er minimaal twee deelnemers nodig om de ruimte te betreden. Sommige telecomaanbieders hebben - veelal om veiligheidsredenen - een zogenaamde conferentieleider. Hij heeft zijn eigen conference leader-pincode en is dan ook degene die de conference call voor iedereen mogelijk maakt. Tot die tijd horen de overige deelnemers vaak alleen wachtmuziek.

Aanbieder van telefonische vergaderingen

Een oproep vanaf uw huis- of kantoortelefoon verbindt u slechts met één andere persoon. Voor een telefonische vergadering met meer dan twee deelnemers moet u dus een specifieke provider of software gebruiken.

Welke u kiest, hangt enerzijds af van uw verwachtingen of eisen van de aanbieder - anderzijds natuurlijk van de prijs van het aanbod. We laten je kennismaken met verschillende providers waarmee je een conference call kunt houden:

• Duitse telefonische vergadering
  De provider deutsche-telefonkonferenz.de adverteert met een "100% gratis conference call". U betaalt dus geen extra kosten, u betaalt alleen voor een vaste lijn. Na registratie ontvangt u de toegangsgegevens per e-mail en kunt u direct aan de slag. Het aantal deelnemers en de duur van het congres zijn onbeperkt.
• SmartConference
  Gebruik je veel conference calls, voor regelmatige afspraken, voor meetings met klanten of voor het werken in teamverband? Dan sluit je een maandabonnement af voor 9,90 bij de provider SmartConference. Er kunnen maximaal 5 deelnemers meedoen aan de Telko tegen deze vaste prijs. Voor grotere groepen gelden duurdere tarieven tot 25 deelnemers.
• Whatsapp
  Niet alleen korte berichten, maar ook telefonisch vergaderen via Whatsapp zijn mogelijk. In de app maak je eenvoudig een groepsgesprek en voeg je maximaal zeven van je contacten toe. Makkelijk, snel en gratis. Ideaal voor particuliere gebruikers, maar voor sommige bedrijven is deze variant niet professioneel genoeg. Daarnaast moet je natuurlijk verbonden zijn met alle deelnemers via Whatsapp.
• Skype
  De Microsoft-service Skype biedt ook een functie voor groepsgesprekken. Om dit te doen, moet u de gewenste deelnemers aan een groep toevoegen via uw contacten of de zoekopdracht. Zodra deze is aangemaakt, kunt u het groepsgesprek starten. Als alle deelnemers de Skype-software gebruiken, is dit type telefonische vergadering gratis.
• Telekom Zakelijke Conferentie
  Deutsche Telekom biedt een eigen telefonische conferentiedienst, waarmee zowel eenvoudige telco- als webconferenties mogelijk zijn. Naast het gesprek kunnen ook documenten worden gedeeld of presentaties getoond. Bij facturering naar verbruik liggen de kosten rond de 10 cent per minuut en deelnemer. Een conference call van 30 minuten met 5 deelnemers kost ongeveer 15 euro. Maar er zijn ook forfaitaire modellen voor verschillende aantallen deelnemers.
• Meebl
  Meeble adverteert op verschillende punten: gratis, geen registratie, geen reclame en geen spam. Het enige wat u hoeft te doen is uw e-mailadres en een weergegeven code in te voeren - de ruimte voor de telefonische vergadering is ingesteld en kan worden gebruikt. U ontvangt gratis inbelnummers uit Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland. Als u de dienst wilt ondersteunen, kunt u vrijwillig een betalend nummer kiezen.

Andere (deels betalende) providers in alfabetische volgorde zonder beoordeling: Arkadin Anytime, Cofonico, CSNConference, dtmsConference, EasyAudio, EcoTalk, Freetelco, FreeConferenceCall, Konferenz.eu, Globafy, Meetgreen, MeetYoo, MyTelco, Phonesty, PowWowNow, TalkYoo, Telefonkonferencing , Vodafone, Conferencing .de, Tele VoiceMeeting, Woopla.

Verschillende prijsmodellen voor telefonische vergaderingen

Ondanks een grote selectie van verschillende aanbieders, kunnen de prijsmodellen worden onderverdeeld in slechts twee categorieën. Bij het kiezen van een passende oplossing kunt u kiezen tussen deze (en een bijbehorende provider):

• Facturering op basis van gebruik
  Betaling geschiedt hier per minuut en per deelnemer. Providers meten precies hoeveel deelnemers in de conference call zijn gebeld en voor hoe lang. Vermenigvuldigd met het genoemde tarief resulteert dit in het factuurbedrag.
• Vast tarief bij abonnement
  Een vaste prijs om zo vaak en zo lang te vergaderen als u wilt. De hoogte van de abonnementsprijs is gebaseerd op het aantal deelnemers. Ongeveer 10 euro per maand voor gesprekken met maximaal 7 gebruikers.

Het is het beste om te kijken welke optie voor u de moeite waard is. Frequente telefonische conferenties met een lange duur en veel deelnemers zijn in de eerste variant aanzienlijk duurder. Aan de andere kant, als u u slechts zelden uitnodigt voor telco in kleine groepen, betaalt u mogelijk te veel met het vaste tarief.

Wat kost een telefonische vergadering eigenlijk?

Veel providers adverteren dat hun conference calls gratis zijn - bij nader inzien is dit vaak niet helemaal waar: of er zijn beperkingen op het aantal deelnemers of de eerste stap - registratie - is gratis. Ook als er geen contractuele verplichtingen of maandelijkse kosten zijn, zijn er meestal lage kosten per minuut voor de spreektijd tijdens de conference call.

Welke kosten ontstaan?, hangt ook af van waar de respectieve abonnees hun weg naar het netwerk inbellen. In de regel betaalt elke deelnemer de aansluitkosten op het Duitse vaste net. Deze zijn afhankelijk van de betreffende telefoonaanbieder: Als u een vast tarief heeft in het Duitse vaste net, hoeft u geen aparte kosten te betalen;

Maar ook deelnemers uit het buitenland die geen speciale voorwaarden hebben voor het Duitse vaste net zijn denkbaar. Afhankelijk van de provider is er ook de mogelijkheid dat de conferentieleider de telefoonconferentiekosten voor iedereen op zich neemt. In dergelijke gevallen wordt dan een bijbehorend abonnement afgesloten.

Wat heb je nodig voor een telefonische vergadering?

Voordat u de juiste aanbieder van telefonische vergaderingen selecteert, moet u een paar formele gedachten hebben over de telefonische vergadering zelf. Deze criteria hebben een impact op de keuze van de provider en dus op de kosten van de conference call:

• Aantal deelnemers: Hoeveel deelnemers nemen deel aan de telco?
• Oorsprong: Bellen bellers uit het buitenland in?
• Kosten: Wie betaalt de kosten voor conference calls?
• Extra functies: Heeft u diensten nodig zoals webcontrol (voor parallelle presentaties) of een opnamefunctie?

In de regel zijn de gestandaardiseerde conference calls en providers voldoende voor maximaal tien deelnemers. Toch moet je vooral letten op de internationaliteit van de bellers en een beperking van het aantal deelnemers, anders kan het snel duur worden.

Typische problemen met telefonische vergaderingen

Ondanks de simpele techniek kan er toch iets mis gaan met de conference call. Veelvoorkomende problemen zijn:

• Belproblemen
  Bij conference calls is er vaak minstens één persoon die niet inbelt - ofwel omdat de toegangsgegevens niet correct zijn (of verkeerd genoteerd zijn) ofwel omdat de gebruikte software (bijvoorbeeld bij Skype) verouderd is.
• verbinding
  Niemand kan er iets aan doen, maar het is vervelend als deelnemers herhaaldelijk uit de conference call vliegen en opnieuw moeten inbellen vanwege bijvoorbeeld een slechte (radio)verbinding.
• Achtergrondgeluid
  Als deelnemers naar muziek op de achtergrond luisteren, het raam open staat of de deelnemers gewoon zijn vergeten op de mute-knop te drukken terwijl ze met een andere persoon op kantoor praten, is dat buitengewoon vervelend.
• Spraakdiscipline
  Omdat niemand elkaar ziet, is er geen non-verbale communicatie die bijvoorbeeld aangeeft wie het volgende woord heeft. Effect: Het is moeilijk om te coördineren wie wanneer spreekt. Ofwel beantwoorden ze allemaal tegelijk een vraag of geen.

Hoe kunnen fouten in telco worden vermeden?

Hieronder vindt u ook een gratis te downloaden pdf-document met veel tips voor het voorbereiden en houden van telefoonconferenties. Dit voorkomt vervelende ongelukken en draagt ​​bij aan het succes van de conference call.

Downloaden om fouten te voorkomen

Taken en functie van de moderator

Als moderator heb je een speciale rol te spelen tijdens de conference call. Ze brengen orde in het praten. Je bent verantwoordelijk voor de volgende taken:

• opening
  Je begroet alle aanwezigen. Zij leggen uit waarom de telco plaatsvindt en waar het in het vervolgtraject over gaat.
• introductie van deelnemers
  Als het geen gewone conference call is of als er nieuwe deelnemers zijn, stelt u iedereen aan elkaar voor om een ​​prettige discussiesfeer te creëren.
• coördinatie
  Je belangrijkste taak is het coördineren van de individuele toespraken en het sturen van de discussie. Het makkelijkste is om de deelnemers het woord te geven (en in te trekken).
• tijd
  Houd de klok in de gaten zodat de vergadertijd niet wordt overschreden. Zorg dat ook de agenda wordt doorgewerkt.
• Samenvatting
  De moderator sluit de telefonische vergadering. Aan het einde moet u de resultaten samenvatten, de volgende stappen schetsen en aangeven wanneer de volgende vergadering zal plaatsvinden.

Hoe werkt een telefonische vergadering met een mobiele telefoon?

Conference calls met een mobiele telefoon of iPhone werken in principe niet anders dan andere. Je moet er vooral voor zorgen dat je mobiele telefoon voldoende batterijduur heeft - langere gesprekken op de smartphone zijn vaak regelrechte energievreters. Zorg er ook van tevoren voor dat uw gsm-abonnement een vast tarief voor het vaste net bevat. Dit is de enige manier om de conference call echt gratis voor u te houden.

Tijdens een telefonische vergadering met een mobiele telefoon Vooral apps zoals de Whatsapp-messengerservice worden aanbevolen. Zowel gebruikers van een iPhone als bezitters van een Android-smartphone kunnen net zo goed zonder extra apps, aangezien hun mobiele telefoon deze functie meestal al heeft. Het principe is identiek: u moet eerst iemand bellen die uw oproep moet beantwoorden om verdere deelnemers toe te kunnen voegen via een telefoonsymbool met een plusteken. Let op: de deelnemers moeten allemaal op hun mobiele telefoon zijn opgeslagen. Bovendien wordt de telefonische vergadering afgebroken op het moment dat u ophangt.